Gemeinsam den Überblick behalten

Für unser Klienten Management suchen wir eine engagierte, exakte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die administrative Abläufe im Griff hat und gerne an der Schnittstelle zwischen Klientinnen, Klienten, internen Bereichen und externen Stellen arbeitet. In dieser vielseitigen Funktion sorgst Du mit Sorgfalt und Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Deine Aufgaben

• Bearbeitung administrativer Anfragen per Telefon und E-Mail sowie allgemeine Sekretariatsarbeiten

• Empfang und Betreuung von Gästen, Klientinnen und Klienten sowie externen Lieferanten

• Bearbeitung von Mutationen und administrativen Abklärungen, insbesondere bei Ein- und Austritten, Umbelegungen und im Vertragswesen

• Erstellung und Verwaltung von Standardverträgen der Klientinnen und Klienten in Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung und dem internen Sozialdienst

• Pflege und Aktualisierung von Belegungs-, Präsenz- und Klienten Daten

• Erfassung von Erhebungen zum individuellen Betreuungsbedarf (IBB)

• Erstellung und Bearbeitung der Standardfakturierung sowie Unterstützung bei weiteren Rechnungsprozessen, inkl. Verrechnung von Bezügen (Essen, Taschengeld, interne Verrechnungen etc.)

• Prüfung und Kontierung von Kreditorenrechnungen sowie Einholung der erforderlichen Visierungen

• Betreuung eines geschützten Arbeitsplatzes

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ), idealerweise mit Weiterbildung oder Kenntnissen in Sekretariats Arbeiten

• Erfahrung im Sozial- oder Gesundheitswesen von Vorteil

• Erfahrung in der Administration und/oder im Klienten Management

• Erfahrung mit ERP-Systemen; Kenntnisse in Abacus und/oder Polypoint (PEP) von Vorteil

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel

• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Flexibel und offen für Veränderungen, bereit, nach Absprache auch an anderen Standorten zu arbeiten

• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise

• Diskret, verantwortungsbewusst und dienstleistungsorientiert

• Kommunikativ, teamfähig und lösungsorientiert

Das erwartet Dich

• Eine vielseitige zentrale Funktion an der Schnittstelle von Administration und Klienten Management

• Verantwortungsvolle Aufgaben mit viel Eigenständigkeit

• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitsmodelle

• Ein wertschätzendes Umfeld mit Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Faire und strukturierte Arbeitsbedingungen auf Basis des vereinsinternen Personalreglements mit zahlreichen Benefits, orientiert am Personalrecht des Kantons St. Gallen